我妻

——まず、アオラナウを選んでいただいた決め手をお聞かせください。

上原 様

複数社から提案をいただく中で、まず提案のスピードが圧倒的に早かったことが非常に印象的でした。プロジェクト全体のスケジュールも短く、提案を検討する期間も限られていた中で、最初の反応が一番早かったことに大きな好感を持ちました。またHRSD分野での実績があることも大きかったです。提案の段階で、私たちのスケジュール的な制約を理解した上で、成果を出したいという思いを受け止めてくれたことが安心感につながり、一緒にやりたいと思えました。

我妻

——プロジェクトを通じて、アオラナウへの印象はどのように変わりましたか？

上原 様

最初はHRSDのエキスパートとして期待していましたが、徐々に、一緒にゴールまで走ってもらえるチームだなという印象に変わりました。私たちが社内で検討して決めたことに対して、より良い提案やミスを誘発する可能性について臆することなくアドバイスをいただきました。現場からも同様の声を聞いていましたので、心から一緒に頑張ろうと思いました。

我妻

——現場の皆様に伺います。導入前の状況と、導入後の変化を教えてください。

岩本 様

今回は、当社として初めてこの規模で全社を挙げて取り組む入社手続きのプロジェクトでした。新卒のグループ一括採用自体が当社として初めての取り組みであり、対象者数も多く、前例のない中でのスタートでした。新入社員の皆さまには入社に際してさまざまな提出物や確認事項、連絡事項が発生しますが、それらを誰にいつどのような情報を送ったかを個別に管理する必要があり、メール・Excelベースの管理では抜け漏れや遅延のリスクが常にある点に大きな不安がありました。ServiceNow導入後は、情報と提出状況の一元管理、リアルタイムでの進捗把握が可能になりました。人事側の管理工数はかなり削減できたほか、情報発信のタイミングも調整しやすくなり、「分かりやすくなった」という声もあがっています。

我妻

——そもそもプロジェクトの開始時には、どのようなゴールを設定されていたのでしょうか。

岩本 様

大きく三点ありました。一つ目は、丸紅I-DIGIOとしての情報発信を通じて、新入社員の皆さまに安心して入社していただくことです。入社までの期間に、会社や働き方に関する情報を適切にお届けし、不安をできるだけ解消したいと考えていました。二つ目は、入社に必要な各種提出書類を、期限内にスムーズにご提出いただける環境を整えることです。誰がどの書類をどこまで提出しているのかをリアルタイムに把握し、提出状況を一元管理できる仕組みをつくることで、個別のメール対応や目視確認に依存していた従来の運用から脱却し、人事担当者の確認・督促業務の工数を削減することも重要なゴールとして位置付けていました。三つ目は、手続きや入社当日の流れなど、入社までに必要となる情報を体系立ててお伝えし、新入社員が迷わず準備を進められる環境を整えることです。これらはいずれも、当初想定していた水準に到達できたと考えています。ゴールの達成度を点数で表すなら、100点です。

門馬 様

以前は採用課と人事課がそれぞれ個別に書類を集めていて、後から突き合わせる作業が発生していました。それが完全になくなったことが一番大きな変化です。問い合わせもポータルに集約されたことで、個別メールのように埋もれることなく確認できるようになりました。また、回答する担当者を個別にアサインできるようになり、適切な担当者が回答できる仕組みも整いつつあります。入社した社員からも「順調に入社までいけた」「安心してできた」という声を受け取りました。昨年度は入社前の問い合わせが多かったのですが、「何を着ていけばよいのか？」といった細かい不安まで解決できたことはよかったと思っています。

渡邊 様

導入前は初めてのツールということでイメージがつかめず、不安がありました。ただ、開発途中から画面を見せてもらう中でハードルが下がっていきました。特に、ポータルに社長の動画が掲載されているのを見たときに、このように使えるのかと感動しました。これなら続けていけそうだと思えた瞬間でした。

我妻

——西村様、プロジェクトを牽引された立場から振り返っていかがでしたか？

西村 様

急遽対応が決まり、1ヶ月程度の時間しかありませんでした。ServiceNowを業務で使った経験がない中で要件定義をしなければならず、恐らく少し要領を得ない状況でしたが、アオラナウさんが私たちでも要件定義をしやすい枠組みを作ってくれました。要件を決めていく順番を上手くアレンジし、私たちが主体性にニーズを伝えていけるよう調整してくれました。ベストプラクティスを提案いただいたので選択肢を絞りやすく、私が悩みすぎないようにしてもらえた感覚があります。なんとか間に合ったのもそのおかげだと思っています。ServiceNow社内でも「あの有名な1ヶ月の！」と言われたとのこと。それだけ特別なプロジェクトだったのだと改めて感じました。

我妻

——アオラナウへの評価をお聞かせください。

西村 様

一言で言えば、期待以上でした。短期間だから最低限のものを何とかリリースすると考えた部分もあったのですが、ServiceNowの良さをどう業務に落とし込むか、ベストプラクティスとして熱心に考えられた提案でした。内定者側も人事側も使い勝手が目に見えて良くなっていく提案をいただき、それをぶれずにやりきってくれたと感じています。本番後のハイパーケア体制も安心できました。「思っていたのと少し違う」と伝えると瞬時にリカバリを対応してもらえました。コミュニケーションを取る時間を惜しまず作ってくれたこと、社内への説明の仕方まで一緒に考えてくれたこと、本番直前に宣誓書の漏れを発見してくれたこと——ギリギリまで成功に向けて力を尽くしてもらえた、本当の意味での伴走でした。

我妻

——今後の展望と、同様にDXを検討されている企業へのメッセージをお願いします。

上原 様

今回はオンボーディングにフォーカスしたスタートでしたが、今後はHRSDの活用範囲を広げ、人事関連業務全体のプロセスを可視化していきたいと考えています。 具体的には、異動・出向・採用・評価・各種申請など、人事イベントをHRSD上に一元化し、部門横断でステータスが追える状態を目指しています。オンボーディングでの成功体験を土台に、「人事業務の入口はすべてServiceNow」という世界観を段階的に実現し、ガバナンスと業務効率の両立を図っていきたいと考えています。 また、AI活用にも大きな期待を寄せています。まずはリスクや例外に応じた承認プロセスの最適化や、過去データを活用した自動チェックによる業務効率化を進めていきたいですね。将来的には、社内からの問い合わせ業務の高度化です。単なるマニュアルの提示や定型文の回答にとどまらず、従業員の具体的な次のアクションまで伴走・サポートできるようなAIアシスタントの実現を目指しています。 DXを検討されている企業の方々には、「まずスモールスタートを」とお伝えしたいです。改革を進めようとすると大きな絵を描きたくなる。でもそうすると検討に時間ばかりかかってなんの成果も得られない。小さな成功体験でも現場メンバーと共有できると社内の空気が一変します。「もっとやろう」という空気が次の変革を後押しする——これはお金には換えられない財産です。臆するところもあると思いますが、改革は止めてはいけないし、その先にはワクワクがある。ぜひ一歩踏み出してください。

アオラナウ株式会社は、短納期・高品質という困難な条件の中でも、ServiceNow HRSDを活用した新入社員オンボーディングシステムの構築をご支援しました。今回の導入はあくまでフェーズ1。全社展開やAI活用を見据えたフェーズ2・3へと、丸紅I-DIGIO様との取り組みはさらに続いていきます。 貴社でもServiceNow HRSDの活用をご検討の際は、ぜひアオラナウ株式会社にご相談ください。